Urzędy gmin usprawniają swoją działalność i podnoszą kompetencje pracowników

Ponad setka urzędników z pięciu gmin w powiecie jasielskim skorzystała lub skorzysta ze specjalistycznych szkoleń w celu podniesienia zawodowych kompetencji i jakości świadczonych usług. Ponadto w każdym z pięciu urzędów powstały punkty obsługi klienta, gdzie każdy z potencjalnych petentów może uzyskać informacje niezbędne do sprawnego i szybkiego załatwienia swojej sprawy.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji przyznało gminie Jasło prawie 1,7 miliona złotych. dofinansowania na realizację wraz z czterema sąsiadującymi gminami: Brzyska, Dębowiec, Skołyszyn i Tarnowiec projektu pod nazwą „Wdrożenie usprawnień w dostępie usług publicznych świadczonych przez Urzędy Gminy Brzyska, Dębowiec, Jasło, Skołyszyn, Tarnowiec”.

– Nasza gmina jest liderem tego projektu, czyli odpowiadamy organizacyjnie i finansowo za jego realizację. – mówi Stanisław Pankiewicz, wójt gminy Jasło. – Ma na celu przede wszystkim podniesienie jakości usług, czyli obsługi obywateli. W ramach tego prowadzone są szkolenia. Po to, aby dostosować urzędników do nowoczesności. Ale i w ramach tego programu wiele osób ma finansowane studia podyplomowe. One są pokrywane w całości przez gminy wchodzące w skład tego projektu. Jest to wielkie dobrodziejstwo dlatego, że na dzień dzisiejszy nauka kosztuje pomimo tego, że mówi się, że jest bezpłatna. Nasi urzędnicy podnoszą kwalifikacje i myślę, że to na pewno przeniesie się na poziom obsługi mieszkańców. Dodatkowo w każdej gminie powstały punkty przyjęcia interesantów. Będziemy też mieć dosprzętowienie urzędów w komputery.

Urzędnicy, docelowo prawie 150 osób, zostali lub w najbliższym czasie zostaną oddelegowani na szereg specjalistycznych szkoleń, w tym m.in. dotyczących: zasad postępowania z uciążliwymi petentami, ochrony danych osobowych i dostępu do informacji publicznej, zasad prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej, zarządzania kadrami – dla pracowników; spraw gospodarki gminnym zasobem, spraw zagospodarowania przestrzennego, spraw związanych z budownictwem – dla osób przygotowujących decyzje administracyjne; zarządzania czasem i organizacji pracy własnej oraz współpracy pomiędzy jednostki samorządu terytorialnego – dla kierownictwa.

– Ciesze się, że z kilkoma sąsiadującymi gminami otrzymaliśmy pieniądze na ten cel. Jest to rzeczywiście potrzebne. Sam byłem na tego typu szkoleniach i widzę, że zawsze można się czegoś nowego dowiedzieć. – powiedział Zbigniew Staniszewski, wójt gminy Dębowiec. – Sam się przyznam, bo miałem kiedyś problem z Excelem i innymi programami, że sobie z nimi nie radziłem i wolałem ich nie używać. Ale teraz jak byliśmy na szkoleniu widzę, że to jest świetna i potrzebna sprawa. I nie taka trudna.

Wójt Zbigniew Staniszewski przyznaje: – Wiem, że ten moment jest trudny do przeżycia w urzędzie, bo bez przerwy brakuje mi pracowników, więc tak staram się dzielić pracę, żeby praca urzędu nie ucierpiała na tym. Co innego duży urząd, gdzie łatwiej jest kogoś zastąpić, a co innego w takim małym urzędzie jak u nas, gdzie pojedzie mi na przykład pięciu pracowników i jest problem. Ale myślę, że warto to przeżyć, bo to pomoże nam w pracy.

Efekty przeprowadzonych szkoleń zostaną zweryfikowane na podstawie anonimowych ankiet badających satysfakcję klienta pod kątem spełnienia oczekiwań w stosunku do pracy danego urzędu.

Są one dostępne w wersji elektronicznej na stronach internetowych poszczególnych urzędów oraz na miejscu w wersji drukowanej. Wystarczy wybrać wydział, w którym załatwialiśmy sprawę, podać jej rodzaj, przybliżony czas oczekiwania w kolejce i czas obsługi przez pracownika oraz odpowiedzieć na osiem pytań. Ankiety dają także możliwość wypowiedzenia się w kwestii zmian, które mogą przyczynić się do podwyższenia jakości usług świadczonych przez dany Urząd.

– Nasze gminy, które biorą udział w tym projekcie, zostały całkowicie odkryte w sensie oceny. Są zamieszone na stronach internetowych druki ankiet do wypełnienia pod kątem spełnienia oczekiwań od naszych mieszkańców w stosunku do pracy urzędów. Te ankiety są anonimowe. Wystarczy podać tylko płeć i wiek respondenta. Zobaczymy, jak zostaniemy ocenieni przez społeczeństwo. – podkreśla Stanisław Pankiewicz.

– Każdy, kto ma być oceniany, ma jakiś stres. – nie ukrywa Zbigniew Staniszewski. – Staram się wszystko robić jak najlepiej. Myślę, że pracownicy też. Ale wiadomo, że jesteśmy tylko ludźmi i też popełniamy błędy. Zdaje sobie z tego sprawę, że jeżeli ktoś załatwi sprawę dobrze to musi być bardzo zadowolony, żeby napisał na plus. Bo jak jest tylko zadowolony to pomyśli: „mi się to należało, łaski mi nie robią”. Natomiast jak ktoś jest źle załatwiony to na pewno napisze. Mieszkańcy bardzo często do mnie przychodzą. Nigdy nikomu nie mówię kto i w jakiej sprawie, ale ważne, że zwracają mi uwagę na pracę czy to moją, czy pracowników i to przyjmuję.

W „okienku” otrzymasz kompleksową informację

W ramach projektu w każdym z pięciu urzędów gmin powstał punkt obsługi klienta. Przykładowo, w Dębowcu na parterze budynku. – O punkcie informacyjnym przyznam się mówiłem jeszcze startując do wyborów w pierwszej kadencji. I jakoś tak to szło, że ciężko mi było to zrealizować. Dzisiaj mamy ten punkt. Jeszcze musi być moment, żeby mieszkańcy się przyzwyczaili, że tam można uzyskać wszelkie informacje. Mamy panią, która udzieli informacji, do którego pokoju pójść coś załatwić. Nie jest to punkt usługowy, bo niektórzy przychodzą i mówią: „proszę mi to skserować”. Ale jeżeli są sprawy związane z urzędem to skanujemy, kserujemy, wysyłamy faksem wszystko co trzeba. – powiedział wójt.

Samorządowiec przyznaje, że „okienko” odciąży pracę sekretariatu, zlokalizowanego na piętrze, a przez to trudno dostępnego dla osób starszych i schorowanych osób załatwiających sprawę w urzędzie. – Tak naprawdę to mieszkańcy przychodzili do sekretariatu. Tutaj było pełne zamieszanie, co widzę w innych urzędach to się nie dzieje jak u nas. Za dużo tego było. Po co mieszkańcy mają wychodzić na drugie piętro, a przychodzą różni – starszym osobom trudno jest wyjść i mogą sprawę załatwić na dole. Myślę, że ten punkt jest w najlepszym miejscu. Każdy, kto wchodzi do urzędu, może się zapytać i wie gdzie iść. Nie musi chodzić po całym urzędzie.

Projekt jest w całości finansowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, poddziałanie „Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej”.

– Ciesze się, że tak to wygląda, bo przeważnie we wszystkich programach zewnętrznych musi mieć jakiś wkład własny. Tutaj jest to sfinansowane w całości. – dodaje wójt gminy Dębowiec.

Realizacja potrwa do końca 2013 roku.

Damian Palar
d.palar@terazjaslo.pl